Datenschutzerklärung

Einleitung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Digitana Social. Sie gilt für Konto, Profil, öffentliche und nichtöffentliche Community-Funktionen, Forum, Chat, Galerie, Musik, Projekte, Benachrichtigungen, Moderation, Rechteprüfung, Abrechnung sowie die dafür erforderlichen Sicherheits-, Backup- und Verwaltungsprozesse.

Digitana Social wird von Digitana Kriegler e.U. betrieben. Maßgeblich sind insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das österreichische Datenschutzrecht und weitere anwendbare gesetzliche Pflichten.

1. Verantwortliche Stelle

Digitana Kriegler e.U.
Inhaberin: Doris Kriegler
Toni-Schruf-Straße 14/3
8662 St. Barbara im Mürztal, Steiermark, Österreich

Datenschutz: office@digitana.at
Digitana Social / Robotics: robotics@digitana.at | +43 677 99008176

Digitana Robotics ist ein Unternehmensbereich von Digitana Kriegler e.U. Digitana Social ist eine Plattform von Digitana Robotics innerhalb von Digitana Systems. Rechtliche Verantwortung und Abrechnung liegen bei Digitana Kriegler e.U.

2. Grundsätze und Zwecke der Verarbeitung

Digitana Social verkauft keine Nutzerdaten und erstellt keine fremden Werbeprofile. Daten werden nur für den jeweiligen Plattformzweck, die Sicherheit, Moderation, Rechtswahrung, Kommunikation, Abrechnung, Wiederherstellung und gesetzliche Pflichten verarbeitet.

Je nach Vorgang stützt sich die Verarbeitung insbesondere auf Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen, Einwilligung, gesetzliche Verpflichtungen sowie berechtigte Interessen an einem sicheren, stabilen, rechtskonformen und nachvollziehbaren Plattformbetrieb.

Sichtbarkeit ist ein zentraler Bestandteil von Digitana Social. Nichtöffentliche Inhalte sollen nicht durch eine öffentliche Darstellung oder Suchmaschinenfreigabe zu öffentlichen Inhalten werden.

3. Verarbeitete Datenarten

• Kontodaten: Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, DRSID, Kontostatus, Regelannahme, Bestätigungs- und Sicherheitsstände.
• Sicherheitsdaten: Zwei-Faktor- und Wiederherstellungsstatus, technische Missbrauchs- und Anmeldeinformationen sowie sicherheitsrelevante Auditdaten; geheime Codes werden nicht im Klartext als Plattforminhalt gespeichert.
• Optionale Kontaktdaten: insbesondere Telefonnummer, wenn eine SMS-Verifizierung oder eine dafür vorgesehene Funktion genutzt wird.
• Profildaten: Profil- und Titelbild, Profilstatus, Steckbrief, Ort, Beruf, Interessen, Links sowie Sichtbarkeitseinstellungen.
• Community-Inhalte: Beiträge, Kommentare, Antworten, Reaktionen, Forum, Bilder, Galerie, Musik, Projekte, Chat, Links, Sprachnachrichten und weitere selbst bereitgestellte Inhalte.
• Verbindungsdaten: Freundschaften, Anfragen, Folgen, Blockierungen und die dazugehörige Schutzlogik.
• Benachrichtigungsdaten: In-App-Ereignisse, Push-Einstellungen, Push-Endpunkte beziehungsweise Gerätezustände und Versandstatus.
• Moderations- und Rechteprüfdaten: Meldungen, Prüfstatus, Entscheidungen, Nachweise, Wiederholungs- und Sicherheitsinformationen sowie technische Prüfergebnisse.
• Geschäftsdaten: soweit genutzt, Werbe-, Produkt-, Abo-, Zahlungs-, Rechnungs- und zugehörige Kommunikationsdaten.

4. Sichtbarkeit, öffentliche Bereiche und Suchmaschinen

Inhalte können je nach Funktion und Einstellung öffentlich, nur für registrierte Nutzer, nur für Freunde oder nur für den jeweiligen Nutzer sichtbar sein. Das Forum ist ein öffentlicher Plattformbereich.

Öffentlich freigegebene Profile und Inhalte sowie öffentliche Bereiche können ohne Anmeldung erreichbar sein. Sobald die Suchmaschinenfreigabe der Plattform aktiv ist, können solche öffentlichen Inhalte von externen Suchmaschinen erfasst, zwischengespeichert und in Suchergebnissen angezeigt werden.

Nichtöffentliche Sichtbarkeiten sind nicht für die öffentliche Suchmaschinenindexierung bestimmt. Nach einer Löschung oder Änderung kann es dennoch dauern, bis externe Suchmaschinen eigene Treffer oder Zwischenspeicher aktualisieren; diese Verarbeitung liegt außerhalb der unmittelbaren technischen Kontrolle von Digitana Social.

5. Chat, Sprachnachrichten und Spracheingabe

Der Alle-Chat ist ein Live-Chatraum mit begrenztem sichtbaren Verlauf und kein dauerhaftes Benutzerarchiv. Private Chats, Gruppenchats und Treffräume bleiben im aktiven Chatbereich maximal einen Monat erhalten; vor der regulären Entfernung steht eine Exportmöglichkeit als Textdatei zur Verfügung.

Sprachnachrichten sind Chat-Inhalte. Ihre Audiodatei wird nach Abschluss der vorgesehenen Wiedergabe für alle Empfänger verkürzt aufbewahrt und spätestens nach 30 Tagen aus dem aktiven Sprachspeicher entfernt. Nachrichtentext, Metadaten und gegebenenfalls sicherheitsrelevante Nachweise können den allgemeinen Chat- und Sicherheitsfristen unterliegen.

Die optionale Sprache-zu-Text-Funktion ist davon getrennt: Das aufgenommene Audio wird zur Transkription an den eigenen serverseitigen Spracherkennungsdienst von Digitana weitergegeben. Der erkannte Text wird nur in das Eingabefeld eingesetzt und nicht automatisch gesendet. Das Aufnahmeaudio wird nicht als normale Chat-Sprachnachricht dauerhaft gespeichert.

6. Musik-Upload und Rechteprüfung

Neu hochgeladene Musik wird technisch auf mögliche Rechtekonflikte geprüft. Dafür wird ein begrenzter Audioausschnitt an einen externen technischen Audio-Erkennungsdienst übermittelt. Verarbeitet werden der für die Erkennung erforderliche Ausschnitt sowie technische Ergebnis- und Statusdaten.

Ergibt die Prüfung keinen Treffer, kann die Veröffentlichung nach den gewählten Sichtbarkeiten fortgesetzt werden. Bei einem Treffer bleibt das Lied bis zur Klärung nicht öffentlich und nur für den Uploader sichtbar. Für Rechtefälle werden Prüfstatus, Fallstatus, notwendige Nachweise und Auditinformationen verarbeitet.

Die Rechteprüfung dient der Erfüllung der Plattformregeln, dem Schutz von Rechteinhabern, der Missbrauchsabwehr und der rechtlichen Absicherung von Digitana Social. Meldungen und Nachweise zu einem Rechtefall werden über die dafür vorgesehene Meldestelle bearbeitet.

7. Meldungen, Moderation und rechtliche Fälle

Problematische oder rechtswidrige Inhalte können innerhalb der Plattform gemeldet werden. Zusätzlich können konkrete Hinweise elektronisch an robotics@digitana.at übermittelt werden.

Für Moderation und rechtliche Prüfung können der betroffene Inhalt, die Meldung, der genaue Speicherort, Begründungen, Kontaktangaben des Melders soweit erforderlich, Prüfvermerke, Entscheidungen und die dafür notwendigen Nachweisdaten verarbeitet werden.

Automatisierte technische Prüfungen können Inhalte markieren oder vorläufig von einer Veröffentlichung zurückhalten. Endgültige Moderations-, Rechte- und Rechtsentscheidungen werden nicht ausschließlich einem automatisierten System überlassen.

8. Löschung, Sicherheitsarchiv und Backups

Nach der Entfernung aus dem aktiven Chatbereich werden private Chats, Gruppenchats und Treffräume für 6 Monate in einem geschützten internen Sicherheitsarchiv gespeichert und anschließend gelöscht, sofern kein offener Sicherheits-, Moderations- oder Rechtsfall besteht.

Gelöschte oder automatisch entfernte Text- und Community-Inhalte können zur Missbrauchsabwehr, Moderation, technischen Nachvollziehbarkeit und Sicherung rechtlicher Ansprüche ebenfalls für 6 Monate im geschützten Sicherheitsarchiv verbleiben. Offene Rechts- oder Sicherheitsfälle können eine längere, zweckgebundene Sicherung erforderlich machen.

Musikdateien werden bei Löschung aus dem aktiven System vollständig entfernt und nicht als Musikdatei für 6 Monate im Sicherheitsarchiv gespeichert. Zugehörige Meldungs-, Kommentar- oder Nachweisdaten können als Community- beziehungsweise Rechtsfalldaten anderen Aufbewahrungsregeln unterliegen.

Der Profilstatus im Titelbild bleibt 48 Stunden sichtbar und wird danach aus dem aktiven Profilbereich entfernt. Gelöschte Dateien können in geschützten technischen Backups noch bis zur regulären Erneuerung der betreffenden Sicherung enthalten sein.

Bei einer Kontolöschung wird der Zugang dauerhaft beendet und das öffentliche Profil entfernt. Interne Identifikatoren können erhalten bleiben, soweit dies für Verwechslungsschutz, Abrechnung, Sicherheit, gesetzliche Aufbewahrung oder Rechtsnachweise erforderlich ist.

9. Benachrichtigungen, E-Mail, SMS und Push

Digitana Social kann für Konto-, Sicherheits-, Moderations-, Rechte-, Abo- und Community-Ereignisse In-App-Mitteilungen, E-Mails, SMS oder Web-Push einsetzen, soweit die jeweilige Funktion aktiviert und erforderlich ist.

Für Push-Mitteilungen werden die für das Gerät beziehungsweise den Browser erforderlichen technischen Push-Endpunkte und Schlüssel verarbeitet. Nutzer können Push-Benachrichtigungen in den vorgesehenen Kontoeinstellungen deaktivieren.

Für SMS und E-Mail werden die erforderlichen Kontakt- und Zustelldaten an die jeweils eingesetzten Kommunikationsdienstleister übermittelt.

10. Werbung, Abos, Zahlung und Abrechnung

Werbeanfragen zu Digitana Social laufen über Digitana Robotics. Digitana Social nutzt keine automatische Fremdwerbeplattform und verkauft keine Nutzerdaten an Werbekunden.

Soweit kostenpflichtige Leistungen, Abos oder Zahlungen genutzt werden, verarbeitet Digitana die dafür erforderlichen Produkt-, Vertrags-, Zahlungs- und Rechnungsdaten. Gesetzlich aufbewahrungspflichtige Geschäfts- und Rechnungsdaten werden entsprechend den österreichischen Aufbewahrungspflichten, regelmäßig für 7 Jahre, gespeichert; längere Fristen gelten nur, wenn sie im Einzelfall gesetzlich erforderlich sind.

11. Technische Dienstleister und Empfängerkategorien

Für den Betrieb können vertraglich gebundene Dienstleister beziehungsweise technische Empfänger eingesetzt werden, insbesondere für Hosting und Speicher, Backup und Wiederherstellung, E-Mail und SMS, Web-Push, Audio-Erkennung zur Rechteprüfung sowie geschäftliche Dokumentation und Abrechnung.

Diese Dienstleister erhalten nur jene Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Soweit ein Dienstleister personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet, werden die dafür anwendbaren Voraussetzungen und Garantien nach Kapitel V DSGVO berücksichtigt.

12. Externe Medien, Social-Media-Einbettungen und Einwilligung

Digitana Social kann öffentliche Inhalte externer Plattformen innerhalb von Beiträgen oder Projekten darstellen. Dazu zählen derzeit YouTube, Instagram, TikTok, X, Reddit und LinkedIn. Facebook-Inhalte werden derzeit nicht automatisch eingebettet, sondern nur als externer Link angeboten.

Externe Medien werden im Browser standardmäßig blockiert und erst geladen, wenn eine ausdrückliche Einwilligung für den jeweiligen Anbieter oder für alle externen Medien erteilt wurde. Ohne Einwilligung bleibt Digitana Social nutzbar; anstelle des externen Mediums wird ein lokaler Hinweis mit einer freiwilligen Lademöglichkeit beziehungsweise einem externen Link angezeigt.

Beim Laden eines externen Mediums stellt der Browser eine direkte Verbindung zum jeweiligen Anbieter her. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, die aufgerufene Seite, technische Kennungen und – abhängig vom Anbieter und dessen eigener Technik – Cookies oder andere Speichertechnologien verarbeitet werden. Ist die betroffene Person beim jeweiligen Anbieter angemeldet, kann dieser den Abruf möglicherweise einem dortigen Konto zuordnen. Auf die anschließende eigenständige Verarbeitung durch den jeweiligen Anbieter hat Digitana Social keinen vollständigen Einfluss.

Rechtsgrundlage für das Laden dieser nicht technisch notwendigen externen Medien ist die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit dabei Informationen auf dem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, gilt zusätzlich § 165 Abs. 3 TKG 2021. Die Einwilligung kann jederzeit über „Externe Medien“ im Footer geändert oder widerrufen werden. Ein Widerruf wirkt für zukünftige Ladevorgänge und berührt nicht die Rechtmäßigkeit einer bereits zuvor erfolgten Verarbeitung.

Der Einwilligungsstatus wird ausschließlich als lokale Browser-Präferenz gespeichert. Digitana Social vergibt dafür keine zusätzliche kontoübergreifende oder werbliche Kennung. Die Speicherung dient nur dazu, die getroffene Auswahl bei späteren Seitenaufrufen wieder anzuwenden.

Bei normalen externen Linkkarten können Vorschaubilder von der verlinkten Webseite stammen. Auch solche externen Vorschaubilder werden erst nach einer gesonderten Einwilligung geladen. Titel und Beschreibung einer Linkkarte können zuvor serverseitig durch Digitana Social abgerufen werden; dabei wird die Verbindung vom Digitana-Server und nicht vom Browser des Seitenbesuchers hergestellt.

Je nach Anbieter kann eine Verarbeitung auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Soweit Digitana Social für die initiale Übermittlung mitverantwortlich ist, werden die anwendbaren Vorgaben der DSGVO, einschließlich der Anforderungen an internationale Datenübermittlungen, berücksichtigt. Für die weitere Verarbeitung gelten ergänzend die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

13. Digitana Systems Verwaltungsseite

Für interne Verwaltung, Moderation, Rechteprüfung, Sicherheit, Audit, Status- und Wiederherstellungsaufgaben können notwendige Plattform- und Ereignisdaten in der geschützten Digitana Systems Verwaltungsseite verarbeitet werden.

Diese Verwaltungsseite ist kein öffentlicher Community-Bereich, kein Werbenetzwerk und keine zusätzliche öffentliche Profilplattform. Zugriff erhalten nur dafür berechtigte interne Personen und technische Prozesse.

14. Einsatz von KI und OpenAI

Digitana Kriegler e.U. nutzt im Unternehmen selbst entwickelte KI-Systeme sowie OpenAI ChatGPT zur Unterstützung von Arbeits-, Entwicklungs- und Assistenzprozessen. Daraus folgt keine pauschale oder automatische Übertragung sämtlicher Inhalte oder personenbezogener Daten aus Digitana Social an OpenAI.

Wenn eine konkrete Funktion von Digitana Social eine direkte KI-Interaktion oder eine zusätzliche Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen KI-Dienst vorsieht, wird dies an der jeweiligen Funktion transparent kenntlich gemacht und datenschutzrechtlich beschrieben. Die Verantwortung für Freigaben und wesentliche Entscheidungen verbleibt beim Menschen.

15. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem besteht das Recht auf Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde.

Anfragen zu Datenschutzrechten können an office@digitana.at gerichtet werden. Zur Vermeidung fremder Kontozugriffe kann eine Identitätsprüfung erforderlich sein.

Soweit Daten wegen gesetzlicher Pflichten oder eines offenen Sicherheits-, Moderations- oder Rechtsfalls weiterhin erforderlich sind, kann eine sofortige vollständige Löschung für diesen begrenzten Zweck eingeschränkt sein.

16. Sicherheit und technische Hinweise

Digitana Social schützt Plattform, Datenbank, Dateien, Backups und interne Verwaltungsbereiche durch technische und organisatorische Maßnahmen. Nutzer erhalten keinen direkten Zugriff auf interne Systeme, Serverdateien, Datenbanken oder Verwaltungsbereiche.

Technische Fehler, falsche Sichtbarkeiten, Sicherheitsprobleme oder datenschutzrechtliche Auffälligkeiten können an robotics@digitana.at gemeldet werden. Passwörter, SMS-Codes, 2FA-Codes, private Schlüssel, API-Schlüssel oder fremde Zugangsdaten dürfen nicht per E-Mail übermittelt werden.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn neue produktive Funktionen zusätzliche Datenarten, Empfänger, Verarbeitungszwecke oder relevante Änderungen der Speicher- und Sichtbarkeitslogik mit sich bringen.

Wesentliche Änderungen werden auf der Plattform transparent bekanntgegeben. Die jeweils veröffentlichte Fassung beschreibt den aktuellen vorgesehenen Datenverarbeitungsrahmen von Digitana Social.